Ordini WhatsApp degli installatori: come organizzarli

Perché agli installatori piace WhatsApp

Il motivo è semplice: è già sul telefono. Dal cantiere l'installatore fa una foto alla targhetta, registra un vocale con le misure o fotografa una lista scritta a mano, e in trenta secondi l'ordine è partito. Non deve ricordare un codice, non deve aspettare che qualcuno risponda al telefono.

Qualunque metodo scegliate al banco deve partire da qui: se è più lento di WhatsApp, l'installatore tornerà a WhatsApp.

Dove si perdono gli ordini

Il problema non è lo strumento in sé, ma come viene usato in negozio. I punti deboli sono quasi sempre gli stessi:

• Telefoni personali. Ogni installatore scrive al banconista che conosce, sul suo numero. Se quella persona è in ferie o malata, l'ordine aspetta.
• Nessuno sa chi l'ha preso. Su un numero condiviso due colleghi rispondono allo stesso messaggio, oppure ognuno pensa che lo stia facendo l'altro.
• Lavoro e vita privata mescolati. L'ordine del cantiere sta tra il gruppo del calcetto e le foto di famiglia.
• Niente stato. Una chat non dice se l'ordine è nuovo, in preparazione, in attesa del fornitore o già ritirato. Per saperlo l'installatore chiama.
• Niente memoria. Il vocale di marzo non si trova più, e cercare un codice in mesi di messaggi è impossibile.

Quattro regole che funzionano

1. Un ordine, un numero. Ogni richiesta che arriva diventa una voce a sé, con un numero da citare al telefono o al ritiro ("è la 128").
2. Un responsabile per ogni ordine. Chi lo prende lo dice, e da quel momento è suo. Se passa a un collega, il passaggio si vede.
3. Lo stato si vede. Nuovo, in lavorazione, in attesa, pronto, chiuso. Basta che lo vedano sia il banco sia l'installatore.
4. Lo storico resta al negozio. Foto, vocali e risposte appartengono al negozio, non al telefono di una persona: devono restare quando un collega cambia lavoro.

Queste regole si possono applicare anche restando su WhatsApp: un numero aziendale invece dei numeri personali, una parola fissa per dire "lo prendo io", un foglio condiviso dove ogni ordine riceve un numero. Funziona finché i messaggi sono pochi. Quando crescono, il foglio resta indietro e si torna al punto di partenza.

Cosa non chiedere all'installatore

Non chiedetegli di compilare un modulo lungo, di scegliere codici da un catalogo o di ricordare una password complicata. Deve poter fare quello che fa oggi su WhatsApp: una foto, un vocale, due righe di testo. Tutto il resto, cioè numero, responsabile e stato, è lavoro del negozio.